Cose che (forse) non sai sui distruggi documenti

I distruggi documenti sono strumenti essenziali per garantire la sicurezza delle informazioni, sia in ambito aziendale che domestico. Tuttavia, al di là della loro funzione basilare di distruggere fogli di carta, ci sono molte curiosità e aspetti poco conosciuti su questi dispositivi che meritano attenzione. 

La nascita del distruggi documenti: una questione di sicurezza nazionale

Il primo distruggi documenti brevettato risale al 1909 ed è stato inventato da Abbot Augustus Low ma il dispositivo non fu mai prodotto su larga scala. L’idea divenne essenziale solo nel periodo della Seconda Guerra Mondiale, quando la necessità di eliminare informazioni sensibili divenne una priorità per governi e servizi segreti. Negli anni ’50, Adolf Ehinger creò il primo distruggi documenti moderno, ispirandosi alle macchine per fare la pasta, per distruggere documenti compromettenti in Germania.

I livelli di sicurezza non sono tutti uguali

Uno degli aspetti fondamentali quando si sceglie un distruggi documenti professionale è il livello di sicurezza. La normativa DIN 66399 stabilisce vari livelli di protezione per la distruzione dei dati. I livelli di sicurezza del distruggi documenti si dividono principalmente in:

• P-1 e P-2: taglio a strisce ampie, adatto a documenti generici senza informazioni sensibili.
• P-3: taglio a frammenti più piccoli, consigliato per documenti contenenti dati personali.
• P-4 e P-5: taglio a microframmenti, adatto a documenti riservati come contratti o bilanci aziendali.
• P-6 e P-7: livello di sicurezza massimo, richiesto per documenti top secret o governativi.

Scegliere il giusto livello di sicurezza del distruggi documenti è essenziale per proteggere le informazioni aziendali o personali da eventuali furti di dati.

I distruggi documenti possono distruggere molto più della carta

Molti pensano che questi dispositivi servano solo per distruggere fogli di carta ma i migliori distruggi documenti possono eliminare anche:

• CD/DVD e Blu-ray: supporti digitali contenenti dati sensibili.
• Carte di credito e badge identificativi: per evitare il riutilizzo fraudolento.
• Graffette e punti metallici: alcuni modelli possono triturarli senza problemi.

I distruggi documenti di marchi professionali come HSM e Ideal offrono una versatilità che li rende strumenti indispensabili in qualsiasi ambiente lavorativo.

Un impatto ambientale spesso sottovalutato

L’utilizzo di un distruggi documenti può avere un impatto ambientale positivo se si adotta un sistema di riciclo adeguato. Alcuni aspetti da considerare:

• Riciclo della carta triturata: La carta distrutta può essere utilizzata per il riciclo o come materiale per imballaggi.
• Risparmio energetico: I migliori distruggi documenti professionali sono dotati di sistemi di spegnimento automatico per ridurre i consumi energetici.
• Riduzione dei rifiuti plastici: Distruggere documenti anziché conservarli inutilmente riduce la necessità di utilizzare cartelline di plastica o archivi ingombranti.

Obblighi legali in Svizzera per la distruzione dei documenti

In Svizzera, la protezione dei dati è regolata dalla Legge federale sulla protezione dei dati (LPD). Le aziende sono tenute a trattare e smaltire i dati personali in modo sicuro. Questo implica che i documenti contenenti informazioni sensibili non possono essere semplicemente gettati nel cestino ma devono essere eliminati con metodi sicuri. La LPD stabilisce che i dati personali devono essere protetti da accessi non autorizzati e da trattamenti illeciti. Inoltre, l’organo responsabile deve determinare le modalità e i termini di conservazione, archiviazione e distruzione dei dati personali, in conformità con le normative vigenti.

Le innovazioni tecnologiche nei distruggi documenti

Negli ultimi anni, la tecnologia dei distruggi documenti ha fatto passi da gigante. Alcune delle innovazioni più interessanti includono:

• Sensori di prossimità: per arrestare automaticamente la macchina se si avvicinano mani o oggetti estranei.
• Motori silenziosi: riducono il rumore durante l’uso, ideale per ambienti di lavoro.
• Sistemi di auto-lubrificazione: prolungano la durata delle lame senza necessità di manutenzione frequente.
• Funzioni anti-inceppamento: rilevano e prevengono blocchi durante il processo di distruzione.

Il costo della mancata distruzione dei documenti

Non utilizzare un distruggi documenti professionale adeguato può avere conseguenze gravi, mettendo a rischio sia la sicurezza personale che quella aziendale. Uno dei pericoli principali è il furto d’identità: documenti gettati senza essere distrutti possono contenere informazioni sensibili, come dati personali o finanziari, che potrebbero finire nelle mani sbagliate. Inoltre, c’è il rischio di spionaggio industriale, poiché la concorrenza potrebbe accedere a informazioni riservate riguardanti clienti, strategie o processi aziendali, compromettendo così il vantaggio competitivo di un’impresa.

Oltre ai rischi legati alla sicurezza, esiste anche il pericolo di incorrere in multe e sanzioni. Il mancato rispetto delle normative sulla privacy può infatti comportare conseguenze economiche significative, con ripercussioni sulla reputazione e sull’operatività dell’azienda. Per questo motivo, investire in un distruggi documenti professionale non è solo una misura di sicurezza, ma una scelta strategica per proteggere la propria attività e garantire la tutela dei dati sensibili.