COME ARCHIVIARE I DOCUMENTI CARTACEI IN UFFICIO

Ordine e metodo, due componenti fondamentali per essere efficienti e precisi. Imparare a catalogare e archiviare tutti i documenti cartacei, che si tratti di documenti commerciali o privati, è la prima regola per trovare ogni cosa al suo posto al momento giusto. In questo articolo vi diamo qualche spunto per organizzarvi al meglio nella catalogazione dei vostri documenti cartacei.

ARCHIVIARE SECONDO UN METODO PRECISO, SEGUITO DA TUTTI

Per prima cosa è importante ricordare che l’archiviazione e catalogazione dei documenti cartacei dovrebbe seguire un ordine facilmente intuibile per tutti, che si tratti di documenti privati, commerciali o associativi. La logica e il rigore vengono in aiuto per trovare il metodo più indicato per essere facilmente fruibile da tutti i collaboratori, anche da quelli più creativi che ben poco hanno a che fare con la parte amministrativa e con l’archivio.

COSA SERVE PER ORGANIZZARE UNA PERFETTA ARCHIVIAZIONE DEI DOCUMENTI

Sono indispensabili per organizzarvi al meglio alcuni articoli di cancelleria che vi aiuteranno a riporre tutti i giustificativi cartacei necessari da archiviare in modo da essere facilmente trovabili da chiunque:

  • buste portadocumenti in plastica trasparente:
    resistenti agli strappi, proteggono i documenti in carta e permettono una sicura conservazione nei raccoglitori
  • cartellette con elastico e anelli:
    per raccogliere i documenti per tipologia
  • raccoglitori ad anelli:
    per conservare documenti da sfilare facilmente, disponibili in diversi formati e colori
  • separatori:
    per una perfetta separazione per categoria: numerica o alfabetica
  • scatole da archiviazione:
    per riporre documenti che non devono essere consultati di frequente, proteggono dalla polvere e permettono di essere riposte in zone decentrate rispetto alle zone operative dell’ufficio
  • porta raccoglitori:
    per raggruppare diversi tipi di portadocumenti
  • etichette adesive:

necessarie per una selezione in ordine alfabetico o cronologico

ORDINE ALFABETICO O CRONOLOGICO, QUALE USARE?

Ogni ufficio ha la sua personale metodologia di archiviazione che si applica secondo le esigenze personali.

Se si sceglie l’ordine cronologico ogni pratica viene archiviata in base a mese e anno, che si tratti di fatture, pratiche amministrative, ricevute, contributi, imposte o documenti bancari.

Più adatto all’archiviazione di fornitori e clienti è invece l’ordine alfabetico, utilizzando il nome dell’azienda per esteso o il cognome e nome del cliente, se persona fisica. Tutto ciò senza inserire articoli determinativi o la tipologia di azienda prima del nome, poiché renderebbe più difficoltosa la ricerca.

QUANDO ARCHIVIARE I DOCUMENTI E DOVE

Quando i documenti si accumulano sulle scrivanie e non si effettua l’archiviazione in modo sistematico, ne risente la produttività in ogni settore.

Si consiglia quindi di effettuare un’archiviazione sistematica dei documenti almeno una volta al mese, raccogliendoli immediatamente secondo il metodo stabilito.

Per quanto riguarda invece il luogo dove archiviare i documenti, suggeriamo di utilizzare un locale separato dalla zona operativa ma facilmente accessibile. Ad esempio, su scaffali e armadi ben illuminati che possono essere raggiunti facilmente.

Documenti cartacei sensibili devono essere conservati in armadietti chiusi a chiave con accesso limitato; per quanto riguarda invece la conservazione dei documenti si ricorda che i giustificativi contabili e fiscali vanno conservati per 10 anni.

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